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H mentorat
Formation certifiante
Toute personne souhaitant se former au métier de secrétaire assistant médico-social
Se former au titre professionnel Secrétaire Assistant médico social.
Cette formation se déroule à 100% en distanciel dans le centre habilité à évaluer de votre choix en France.
Modalités d’évaluation :
Mise en situation professionnelle : 05 h 15 min
Le contexte de la mise en situation professionnelle est décrit dans un dossier. Il correspond à une structure fictive du secteur sanitaire, médico-social ou social.
La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties :
1ère partie : mise en situation écrite (durée : 04 h 30)
A partir d’informations et de consignes, le candidat analyse des situations professionnelles, traite des dossiers et produit les documents associés à ces situations et dossiers.
2ème partie : mise en situation orale (durée : 00 h 45)
Deux compétences sont évaluées au téléphone (durée : 00 h 20) :
– « Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement »
– « Planifier et gérer des rendez-vous de patients ou d’usagers ».
A partir d’un scénario préétabli choisi par le jury et combinant les deux compétences, le candidat dispose de 10 minutes de préparation avant de traiter un appel téléphonique entrant ou sortant d’une durée de 5 minutes. A l’issue de l’appel, le candidat dispose de 5 minutes pour rédiger un écrit professionnel et/ou mettre à jour un agenda, en fonction du scénario.
Deux compétences sont évaluées en face à face (durée : 00 h 25) :
– « Renseigner et orienter le public dans un service sanitaire, médico-social ou social »
– « Assurer la prise en charge médico-administrative et sociale du patient ou de l’usager ».
A partir d’un scénario préétabli choisi par le jury et combinant les deux compétences, le candidat dispose de 5 minutes de préparation avant d’accueillir un visiteur dans le cadre d’un échange d’une durée de 10 minutes. A l’issue de l’échange, le candidat dispose de 10 minutes pour rédiger un écrit professionnel et/ou enregistrer des données sous forme numérique.
Entretien technique : 00 h 30 min
Durant 10 minutes, le jury analyse avec le candidat les travaux et les prestations réalisés pendant la mise en situation professionnelle.
Puis, à partir d’un guide de questionnement, le jury interroge le candidat pendant 20 minutes sur sa pratique et ses connaissances portant sur :
– le classement, l’archivage et la traçabilité des informations,
– la planification et l’organisation des activités d’une équipe,
– la prise en charge médico-administrative et sociale du patient ou de l’usager,
– la coordination des opérations liées au parcours du patient ou de l’usager, de façon à compléter l’évaluation des compétences.
Entretien final : 00 h 15 min
Y compris le temps d’échange avec le candidat sur le dossier professionnel.
Le jury vérifie que le candidat possède une représentation satisfaisante des rôles et missions d’un Secrétaire assistant médico-social.
Produire des documents professionnels courants
Communiquer des informations par écrit
Tracer et la conserver des informations
Accueillir et transmettre des informations oralement
Planifier et organiser des activités de l’équipe
Accueillir et orienter efficacement le public dans un contexte sanitaire, médico-social ou social, en utilisant des techniques adaptées de communication verbale et non verbale.
Planifier et gérer les rendez-vous de patients ou d’usagers de manière organisée et efficace, en utilisant un logiciel de gestion approprié et en tenant compte des priorités et des urgences.
Assurer une prise en charge médico-administrative complète et précise du patient ou de l’usager, en collectant et en enregistrant de manière rigoureuse les informations médicales et administratives, tout en respectant les règles de confidentialité et de protection des données.
Identifier les besoins sociaux des patients ou usagers, les orienter vers les services sociaux appropriés et les accompagner dans leurs démarches administratives et sociales, en leur fournissant un soutien adapté et personnalisé.
Maîtriser les compétences de retranscription des informations à caractère médical ou social, en respectant les normes de confidentialité et de précision.
Assurer efficacement le suivi et la mise à jour des dossiers de patients ou d’usagers, en utilisant des méthodes et des outils adaptés.
Coordonner de manière efficace les différentes opérations liées au parcours du patient ou de l’usager, en communiquant de manière claire et efficace avec les différents acteurs impliqués.
Être capable d’élaborer et d’actualiser des tableaux de suivi dans un contexte sanitaire, médico-social ou social, en utilisant des outils informatiques appropriés et en collectant les données pertinentes.
Module 1 : Introduction à la profession de secrétaire assistant médico-social
Présentation du titre professionnel
Rôles et responsabilités du secrétaire assistant médico-social
Contexte professionnel et éthique
Exercice pratique : rédiger une brève présentation de soi-même en tant que futur secrétaire assistant médico-social, mettant en avant ses motivations, compétences et objectifs professionnels.
Module 2 : Production de documents professionnels courants
Rédaction de courriers administratifs
Création de fiches de renseignements
Utilisation d’outils bureautiques pour la mise en forme de documents
Exercice pratique : rédiger un courrier administratif fictif à partir d’une situation donnée, tel qu’une demande de rendez-vous pour un patient ou une demande de renseignements à une autre structure médicale.
Exercice pratique : créer une fiche de renseignements standard pour un nouveau patient, en utilisant un modèle fourni et en adaptant les informations au cas présenté.
Module 3 : Communication des informations par écrit
Techniques de rédaction professionnelle
Transmission des informations par email
Réalisation de comptes rendus de réunions
Exercice pratique : rédiger un email professionnel pour informer une équipe médicale des résultats d’une analyse ou d’un examen.
Exercice pratique : rédiger un compte rendu de réunion à partir de notes prises lors d’une simulation de réunion fictive, en mettant en évidence les points clés abordés et les décisions prises.
Module 4 : Traçabilité et conservation des informations
Gestion des dossiers patients
Archivage et classement des documents
Respect des règles de confidentialité et de protection des données
Exercice pratique : organiser et classer un ensemble de documents fictifs (ex : dossiers médicaux, courriers, résultats d’examens) selon un système de classification préétabli.
Exercice pratique : simuler la gestion d’un dossier patient complet, en assurant sa traçabilité depuis l’accueil jusqu’à l’archivage, en respectant les règles de confidentialité.
Module 5 : Accueil et transmission d’informations oralement
Techniques d’accueil téléphonique
Gestion des rendez-vous et des agendas
Communication efficace en face-à-face avec les visiteurs
Exercice pratique : jouer le rôle d’un secrétaire assistant médico-social lors d’une séance de simulation d’accueil téléphonique, en répondant à des demandes d’informations ou en prenant des messages.
Exercice pratique : réaliser un jeu de rôle où l’apprenant doit accueillir et orienter un visiteur fictif dans un contexte professionnel médical.
Module 6 : Planification et organisation des activités de l’équipe
Utilisation d’outils de gestion de projet
Coordination des agendas et des réunions
Suivi des tâches et des deadlines
Exercice pratique : créer un planning hebdomadaire pour l’équipe médicale, en tenant compte des rendez-vous, des réunions et des tâches à accomplir.
Exercice pratique : simuler la coordination d’une réunion d’équipe, en planifiant l’ordre du jour, en envoyant les invitations et en prenant en charge le suivi des actions décidées.
Module 7 : Accueil et orientation
Les techniques d’accueil téléphonique et physique
La communication verbale et non verbale
La gestion des situations d’urgence
Exercices pratiques :
Simulations d’appels téléphoniques avec des scénarios d’accueil variés
Jeux de rôle pour pratiquer les techniques de communication avec différents types de publics
Module 8 : Gestion des rendez-vous
Utilisation d’un logiciel de gestion de rendez-vous
Organisation du planning
Gestion des priorités et des urgences
Exercices pratiques :
Utilisation d’un logiciel simulé pour prendre des rendez-vous et gérer un planning
Cas pratiques de gestion de conflits d’emploi du temps et de résolution de problèmes de rendez-vous
Module 9 : Prise en charge médico-administrative
Collecte et enregistrement des informations médicales et administratives
Respect des règles de confidentialité et de protection des données
Coordination avec les différents services et professionnels de santé
Exercices pratiques :
Analyse de cas concrets pour identifier les informations pertinentes à collecter et enregistrer
Mises en situation pour respecter les règles de confidentialité et de protection des données dans divers scénarios
Module 10 : Prise en charge sociale
Identification des besoins sociaux des patients ou usagers
Orientation vers les services sociaux appropriés
Accompagnement dans les démarches administratives et sociales
Exercices pratiques :
Études de cas pour évaluer les besoins sociaux et proposer des solutions adaptées
Simulation d’entretiens avec des usagers pour les accompagner dans leurs démarches administratives et sociales
Module 11 : Introduction au traitement des dossiers médicaux et sociaux
Compréhension des enjeux et responsabilités liés au traitement des dossiers
Introduction aux principaux types de documents médicaux et sociaux
Exercice pratique : Lecture et compréhension de différents types de documents (ordonnances, comptes rendus, etc.)
Module 12 : Retranscription des informations médicales et sociales
Techniques de retranscription précise et fidèle des informations
Respect des normes de confidentialité et de protection des données
Exercice pratique : Retranscription de notes médicales à partir d’enregistrements audio
Module 13 : Gestion et mise à jour des dossiers de patients
Organisation et structuration des dossiers médicaux et sociaux
Méthodes de mise à jour régulière des informations
Exercice pratique : Actualisation des dossiers patients en utilisant un logiciel spécifique
Module 14 : Coordination des opérations liées au parcours du patient
Compréhension des différentes étapes du parcours patient ou usager
Communication efficace avec les différents acteurs de santé et du médico-social
Exercice pratique : Simulation de coordination des rendez-vous médicaux et des interventions sociales
Module 15 : Elaboration et actualisation des tableaux de suivi
Utilisation d’outils informatiques pour la création de tableaux de suivi
Collecte et organisation des données pertinentes
Exercice pratique : Création d’un tableau de suivi des rendez-vous et des interventions sociales dans un contexte spécifique
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Niveaux de connaissance requise :
Niveau équivalent BAC requis
Mode d’enseignement :
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